Informativa sulla privacy

1. Chi tratta i tuoi dati

AI Quadra è uno strumento di coordinamento (anagrafiche, scadenze, task, comunicazioni, rendicontazione) usato da studi di consulenza professionale. Per i dati dei clienti dello studio, il titolare del trattamento è lo studio che li ha inseriti nel gestionale: è lui a decidere quali dati raccogliere e per quali finalità. La piattaforma agisce come responsabile del trattamento (fornitore tecnico) per conto dello studio.

Per i dati degli utenti della piattaforma (account, accessi, uso dell'applicativo), il titolare è lo studio per il proprio personale; la piattaforma tratta inoltre dati tecnici aggregati per la manutenzione e il miglioramento del servizio, come titolare autonomo per quella specifica finalità.

2. Che dati vengono trattati

• Anagrafica clienti: ragione sociale/nominativo, dati fiscali (P.IVA, codice fiscale), contatti, indirizzi, IBAN, note.
• Attività dello studio: task, scadenze fiscali, piani di rateizzazione, rendicontazione delle attività svolte.
• Comunicazioni: email inviate ai clienti per conto dello studio (solo con consenso esplicito registrato in anagrafica).
• Account e accessi: email, password (conservata solo come impronta, mai in chiaro), eventuale dispositivo di verifica in due passaggi.
• Registro di audit: chi ha compiuto quale azione nel gestionale (creazione/modifica di clienti, task, scadenze…), quando, da quale indirizzo IP e su quale oggetto (per esempio il nome del cliente), e l'indirizzo email scritto nei tentativi di accesso falliti — mai il contenuto dei documenti. Per quanto tempo si conserva: sezione 4.
• Google Calendar (facoltativo): se un utente collega il proprio calendario, la piattaforma legge (sola lettura) gli eventi per mostrarli nella dashboard interna. Si conserva, cifrata, solo la chiave che permette di rinnovare l'accesso; il collegamento si revoca in qualsiasi momento dalle impostazioni personali. Dopo la revoca restano sulla scheda del collegamento l'indirizzo email dell'account Google e l'identificativo del calendario.

3. Perché questi dati vengono trattati

• Erogare il servizio richiesto dallo studio (esecuzione del contratto).
• Inviare ai clienti dello studio comunicazioni di servizio (scadenze, avvisi) — solo se il cliente ha dato consenso esplicito, registrato con data e origine.
• Sicurezza e verifica di conformità interna: il registro di audit permette allo studio di ricostruire chi ha fatto cosa, a scopo di manutenzione, ottimizzazione e sicurezza — non per la valutazione individuale della prestazione dei dipendenti. Lo studio, in quanto datore di lavoro, fornisce al proprio personale l'informativa specifica prevista dalla normativa sui controlli a distanza.
• Miglioramento del prodotto: la piattaforma raccoglie statistiche d'uso aggregate e pseudonimizzate (mai un singolo dipendente identificabile in una classifica o un conteggio individuale).

4. Per quanto tempo

I dati operativi (clienti, task, scadenze, rendicontazione) restano finché lo studio mantiene un rapporto attivo con la piattaforma, salvo obblighi di conservazione fiscale/contabile più lunghi a carico dello studio stesso. Il registro di audit oggi non viene cancellato automaticamente: il periodo di conservazione è in definizione e sarà indicato qui. Le copie di sicurezza del database si conservano 30 giorni: un dato cancellato resta in quelle copie fino a 30 giorni. Un cliente che esercita il diritto alla cancellazione viene reso anonimo: i dati anagrafici e di contatto sono rimossi, mentre il codice fiscale, la partita IVA e i record di lavoro collegati restano, per permettere allo studio di rispettare i propri obblighi di conservazione documentale.

5. I tuoi diritti

Se sei un cliente di uno studio che usa AI Quadra, i tuoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione) si esercitano presso lo studio, che è il titolare dei tuoi dati: è lui il tuo interlocutore diretto. La piattaforma fornisce allo studio gli strumenti tecnici per evadere queste richieste (esportazione dei dati in formato leggibile, anonimizzazione su richiesta).

Se sei un utente della piattaforma (dipendente/collaboratore dello studio), puoi rivolgerti al tuo studio per l'esercizio dei tuoi diritti relativi ai dati del tuo account.

6. Sicurezza

Connessioni cifrate (TLS), password conservate solo come impronta con Argon2 (quelle impostate prima del 21 ottobre 2026 usano PBKDF2 e vengono convertite al primo accesso), blocco automatico dopo tentativi di accesso ripetuti falliti, chiavi di Google cifrate a riposo e mai scritte dal codice nei registri dell'applicazione, copie di sicurezza del database cifrate ogni notte e conservate 30 giorni, controlli di accesso a più livelli (applicativo e database) per impedire che i dati di uno studio siano visibili a un altro.

Verifica in due passaggi: attiva per default per i ruoli con privilegi elevati dello studio (chi gestisce clienti, utenti e comunicazioni). Il titolare — lo studio, tramite chi lo amministra — può disattivarla per la propria organizzazione assumendosene la responsabilità; la scelta è registrata (chi, quando) e notificata a tutti i suoi amministratori, e resta reversibile in ogni momento.

Personale della piattaforma: chi amministra AI Quadra per conto di Adrenalina Marketing srl (EWEBITE) opera su un pannello separato, distinto dall'applicativo che usano gli studi. Dal pannello può vedere i dati degli studi e reimpostare la password o i dispositivi di verifica in due passaggi di un utente (azione registrata); non vede le chiavi segrete di quei dispositivi. L'accesso al pannello richiede due credenziali distinte, ma non la verifica in due passaggi a codice temporaneo.

7. Fornitori e sub-responsabili

• Hosting: DigitalOcean, regione di Francoforte (Germania, Unione Europea), per il server e per l'archivio degli allegati e delle copie di sicurezza.
• Invio email: un server di posta della piattaforma, sullo stesso server e solo in uscita: nessun fornitore esterno di invio.
• Google Calendar: solo se l'utente collega volontariamente il proprio calendario — dati letti in sola lettura, mai scritti su Google.
• Monitoraggio errori: Sentry, con archivio nell'Unione Europea. È impostato per ridurre al minimo i dati personali (non riceve il corpo delle richieste, i cookie, l'indirizzo IP, l'identità dell'utente né i parametri di ricerca degli indirizzi), ma il testo di un messaggio di errore può contenere dei valori: non possiamo garantire che un dato personale non vi compaia mai.

8. Cookie

Vengono usati solo cookie tecnici, necessari al funzionamento del servizio (sessione di accesso, protezione dagli attacchi CSRF, messaggi di conferma fra una pagina e l'altra). Nessun cookie di profilazione o di terze parti. La pagina pubblica di presentazione non usa cookie.

9. Contatti

Per domande su questa informativa: contatta lo studio con cui hai un rapporto diretto, oppure il fornitore della piattaforma, Adrenalina Marketing srl (EWEBITE), Corso G. Garibaldi 468/a, 89127 Reggio Calabria (RC), all'indirizzo amministrazione@ewebite.it.